Conservation du casier judiciaire par l’employeur

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Un employeur peut-il conserver les bulletins n°3 de ses salariés ?

Un casier judiciaire est un document permettant de connaitre le passé juridique et les condamnations pénales d’une personne. Tous les délits y sont marqués, sauf les peines légères et les contraventions policières. L’extrait de casier judiciaire peut être utilisé lors d’une possibilité d’embauche dans certains métiers. Il contient 3 bulletins, chacun ayant sa propre utilisation. Seul le bulletin numéro 3 est accessible aux concernés et peut être donné à un futur employeur.

Droit des employeurs vis-à-vis d’un extrait de casier judiciaire

Il est fréquent qu’un employeur demande un extrait de son casier judiciaire à un candidat ou à un employé, lors d’une demande d’emploi, d’une embauche ou bien dans le cadre d’une relation professionnelle. Cela permet à l’employeur de connaitre la bonne moralité de son candidat ou bien de son employé, mais aussi de connaitre ses antécédents judiciaires.

De ce fait, il n’y a aucune loi qui interdise un employeur de demander ou de vérifier l’antécédent judiciaire de son futur employé. Mais malgré cela, une certaine confidentialité est exigée par la loi.
Effectivement, une loi sur la protection des données limite l’accès à certaines informations. Pour cela, les données relatives aux infractions, aux condamnations pénales ou aux mesures de sûreté ne peuvent être livrées qu’en exécution d’une mention légale.

L’accès total aux condamnations pénales d’un futur employé ne peut être fait que sous le contrôle d’une autorité publique compétente. L’utilisation des données judiciaires d’un candidat ou d’un employé par son employeur, ignorant les exigences légales, peut soumettre les employeurs ou ses représentants physiques à de lourdes sanctions.

Limites des employeurs à l’utilisation d’un casier judiciaire

Un employeur qui gère certaines activités peut s’assurer l’honorabilité de leur futur candidat en demandant un extrait de casier judiciaire. Cela est permis par des législations légales. Ce sont surtout les activités privées de gardiennage et de surveillance qui y ont recours. Pour la bonne gérance et le recrutement des personnels, il est tout à fait autorisé à un employeur, via la loi relative au casier judiciaire, d’obtenir et de traiter les données nécessaires pour être utilisées dans les ressources humaines. Mais, il est totalement impossible de conserver les extraits du casier, ni même les données qu’il contient au-delà de 24 mois ; à partir de la date où il a été établi, et incluant aussi le fait d’une éventuelle copie.

Cela signifie que l’employeur doit détruire tout extrait de casier judiciaire dans un délai maximum de 24 mois, sous peine de sanctions.

À savoir : il existe plusieurs moyens de vérifier l’authenticité d’un extrait de casier judiciaire – bulletin n°3 remis par un salarié ou futur embauché.